Todos los que gozamos de una vida laboral eventualmente tenemos reuniones de trabajo. Las famosas “juntas” ¿por qué elegí este tema? porque he encontrado un área de oportunidad (así le llamamos amablemente a los tremendos errorzotes) para lograr la asertividad.

Muy bien, tienes una reunión, te han citado a junta ¿cómo debe de llevarse profesionalmente? voy a explicarte en cinco breves pasos cómo organizar una junta o bien, darle continuidad a una previa.

1. Asegurarte de comunicar la fecha y hora formalmente

¿Cómo? Puedes hacerlo enviando las “meeting request” del calendario de Google. Así les llegará a los participantes una invitación a su correo electrónico donde tendrán la posibilidad de “aceptar” la cita. Google se encargará de agendarla en su calendario. ¿Muy complicado? Bien, entonces manda un simple correo electrónico y pide acuse de recibo.

2. Anuncia el objetivo de la reunión

¿Para qué los estás citando? deja claro el tema y muy importante, envía la “orden del día” un documento sencillo, con un índice donde se indican los temas a tratar, así te asegurarás que los participantes lleguen preparados y sin pretextos.

Antes de la reunión asegúrate de no tener problemas técnicos. Ten listo el proyector, el puntero láser, extensiones, etc. Pide a los asistentes enviar las presentaciones antes para organizar el material gráfico. De ser necesario revisa que el Wifi no falle.

Llegó la hora, puedes dar un margen de 10 minutos para dar por empezada la reunión, sé estricto con la hora, así lograrás que en un futuro todos lleguen puntuales, el tiempo es muy valioso y hay que promover el respeto, entonces al minuto once, cierra la puerta.

3. Designa a la persona que llevará la minuta

Que escriba punto por punto todos los acuerdos, los pendientes y las observaciones. La minuta será el eje rector para la siguiente reunión. Por eso la importancia de enviarla vía correo electrónico una vez finalizada la junta. Promueve celosamente el orden en las reuniones. Primero se revisa punto por punto el orden del día, que ya para la segunda reunión estará integrada la revisión de la minuta.

Es muy común que los participantes brinquen de un tema a otro cuando todavía no se instala una disciplina. No falta también el que aborde un tema personal o el que haga chistes, evítalo. Yo sé que es muy incómodo pedir guardar silencio o apegarse al documento, siempre está la opción de gritar Guardiassssss!!!! (eso sería maravilloso) pero como somos profesionales, tenemos que respirar hondo y pedir amablemente evitar temas que no tengan que ver. O bien, sugerir seguir un orden para evitar que la reunión se alargue innecesariamente.

4. Receso

Toma en cuenta que una reunión asertiva puede durar hasta dos horas. Pero no más, si es una reunión de consejo y se necesita mas tiempo, entonces programa un receso.

5. Asegúrate de llevarla cabo en un lugar cómodo para los asistentes

Donde haya agua, café o Acapulcoco. Sólo si hay receso, ofrece coffee break para que los asistentes descansen y tengan oportunidad de comer porque también es muy poco profesional estar en medio de la reunión masticando al momento que te piden una opinión, pasa. Créanme.

En resumen:

Esas exhaustivas juntas donde ya no halla uno si pellizcarse o fingir un infarto son horrorosas. La verdad son las menos productivas, por ahí dicen que el cerebro piensa hasta que el trasero aguanta.

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