Recientemente recibí un correo de una ejecutiva de ventas ofreciendo una gran promoción y se leía al final: “como mejor le paresca. ecepto en Hermosillo”.

¡DIOS MIO! No me quiero imaginar la cara de su jefe si se entera. Gracias a este episodio en mi vida. Les comparto esta guía que diseñamos para nuestra empresa. No sin antes recomendarles que antes de contratar a alguien que tendrá acceso a comunicarse en nombre de la empresa, ¡hagan un examen de ortografía!.

Guía para el uso correcto del correo electrónico corporativo:

• Para asuntos relacionados con la empresa. Debe de asegurarse de usar siempre el correo electrónico @tuempresa.com y de usar la firma (email signature) electrónica asignada.

• ASEGÚRESE del destino de sus cartas. Verifique los campos To:, Cc: y Bcc: (o CCO:)

• Siempre escriba el motivo del mensaje en el Subject o Asunto.

• Utilizar siempre altas y bajas. LOS MENSAJES EN MAYÚSCULAS SON MÁS CANSADORES. Además, equivalen a GRITAR !!

• TamPOcO eS cÓModO LeEr lOs meNsAjES dE eStE tIPo.

• Utlizar el formato en el siguiente orden:

  • At’n a (nombre del destinatario)
  • Saludo y motivo del correo electrónico.
  • Despedida.
  • Firma electrónica asignada.

• El tipo de letra que se utilizará es tahoma o calibrí en 12 puntos.

• Enviar el correo electrónico siempre con copia oculta a su jefe inmediato.

• Utilizar un lenguaje adecuado, así como puntuación y buena ortografía.

• Para responder un correo electrónico y nuestro propósito es darle seguimiento a esta conversación. Entonces debemos conservar los símbolos > anidados ya que nos permiten seguir la conversación con relativa facilidad. Podemos además cambiar el color del texto para clarificar aun más los mensajes y qué parte es respuesta de qué texto.

• Si por lo contrario, no queremos darle seguimiento o queremos evitar que al reenviar el correo a un destinatario distinto se entere de la conversación. Entonces debemos de eliminar las conversaciones anteriores mostradas con el símbolo >

• Para enviar archivos adjuntos, limitarnos a 2 MB de tamaño, si el archivo es mas pesado enviarlo por ftp, dropbox o yousendit.

• Evitar el uso de emoticones.

• Abstenerse de utilizar el correo electrónico corporativo para enviar cadenas o correos basura.

• Recuerde que los pensamientos, las citas de filósofos o partes de canciones, son asuntos personales.  No deben de mezclarse con su comunicación laboral, evítelos.

• El correo electrónico corporativo es para uso formal, por lo tanto su uso debe de apegarse incondicionalmente a este manual.

En resumen:

Te sugiero adecuarlo a las necesidades de tu empresa, imprimirlo y que cada empleado firme de enterado. No es infalible pero por lo menos sienta un precedente. Hazlo y evita la pena ajena.

Marcela Mexía

twitter: @MarcelaMexia

www.marcelamexia.com

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