Voy a ser breve en explicaciones para extenderme en herramientas. Hoy en día necesitamos ser asertivos para lograr la productividad. Para eso necesitamos herramientas que nos ayuden a manejar nuestro tiempo y dinero.
Las videoconferencias
“Reúne a todo el equipo en Ciudad de México”, escuché de un director y en ese momento salió el tema para esta columna. A ver, para reunir a un equipo que viene de siete ciudades distintas se necesita logística. Que todos inviertan un día de viaje, uno de junta y otro más de vuelta, sumemos viáticos… y pensar que con lo que se invierte en una reunión de esas perfectamente se configura una sala de juntas con cámaras y software de videoconferencias para poder citar a todos ¡en 15 minutos! Sí- Estoy de acuerdo que no hay cómo verse frente a frente, las máquinas no van a sustituir el contacto personal, pero vamos, si se reúnen una vez al mes ¿cuánto se ahorrarían si la mitad del año lo hacen virtualmente? Créame, funciona. Es cuestión de animarse, pruebe y poco a poco se acostumbrará y lo mejor, ahorrará tiempo y dinero.
Los webinars
Son cursos en línea básicamente. Hay varias herramientas que uso para distintos propósitos, pero el que creo le puede ayudar en sus capacitaciones internas es Hangouts de Google, porque puede transmitir en vivo pero dejar grabando el video para una posterior reproducción. Funciona muchísimo cuando el huso horario hace de las suyas. Si quiere desarrollar cursos más elaborados con estructura, le puedo recomendar www.thinkific.com, yo la he usado. También hay otra de la que tengo buena referencia pero no he usado: www.teachable.com
Colaboración en línea
Son aplicaciones que permiten a un equipo trabajar en línea en tiempo real. Imagínese un lugar en internet donde entre usted y todo su equipo y que ahí se concentre el chat, los archivos y pueda dar seguimiento sin tener un ERP.
Pruebe www.trello.com o www.slack.com, ambos los uso, no es que me ahorren tiempo ¡me multiplican el mío!, ambos tienen app para todos los dispositivos y se sincronizan automáticamente, Dios les conceda más sabiduría a los creadores, neta.
Firma de documentos electrónicos
Hace 5 años renté una casa de vacaciones en EU por internet. El contrato me lo enviaron por mail y ahí había un botón para firmarlo “electrónicamente”, lo hice. Llegamos a la casa en cuestión, le avisé a la arrendadora por teléfono, me dio una clave para el control instalado en la entrada que funcionaba como llave digital.
Jamás la vi. Es importante la referencia de tiempo, hace 5 años y apenas hoy estamos incorporando la firma de contratos vía electrónica, se acabó el “imprímelo, lo firmas, lo escaneas y me lo mandas”, amén del uso del photoshop que puede falsificar cualquier cosa.
En resumen
Bienvenida la productividad. Lo de hoy es invertir en tecnología para hacer nuestra vida laboral más rentable. El tiempo que es nuestro recurso más valioso, por ejemplo, yo dejé de bucear en mi bandeja de entrada aquel mail que me enviaron hace 3 semanas. O sea, hace 3 mil 425 correos (es en serio), también dejé mis peleas con la impresora, le dedicaba unos 25 minutos. Adopte la tecnología y salve un árbol, como dice Fonsi “despacito”, pero hágalo ¡ya!
* La autora es estratega de marketing, director de Adirektiva, miembro de la Asociación Mexicana de Mujeres Empresarias.
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